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Einsatzmöglichkeiten (in der Kanzlei)

Archivierung von gescannten Dokumenten

Mangels einer Anbindung von Scannern in z.B. der DATEV Dokumentenorganisation ist das Archivieren gescannter Dokumente mit den „Standardmitteln“ der Dokumentenmanagementsysteme mitunter mühsam und zeitaufwendig. Außerdem erzeugt die Scannersoftware in der Regel TIFF Dateien, für die nicht immer ein komfortables Anzeigeprogramm zur Verfügung steht.

Mit dem Kanzlei-System DMS Druckertreiber können die gescannten Dokumente direkt aus der Scannersoftware heraus in eine PDF Datei konvertiert und in der Dokumentenorganisation oder im DATEV-DMS abgelegt werden. Hierbei können mehrere Seiten ohne Aufwand zu einem PDF Dokument zusammengefasst werden.

Archivierung von Steuererklärungen

Die DATEV Steuerprogramme erzeugen bei der Archivierung im Dokumentenmanagement für jede Auswertung eine getrennte Datei. Außerdem ist die Ablage im RTF oder DOC Format unflexibel, die erzeugten Auswertungen können nicht per Volltextsuche durchsucht werden. Eine Druckausgabe z.B. einer gesamten archivierten Steuererklärung zu einem späteren Zeitpunkt ist aus diesen Gründen umständlich und langwierig.

Mit dem Kanzlei-System DMS Druckertreiber kann eine gesamte Steuerklärung, mit allen Anlagen, in eine einzelne PDF Datei gedruckt und direkt im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden. Dies ist besonders interessant für die Archivierung mehrerer Versionen einer Steuererklärung (z.B. für komplexe Vergleichsberechnungen) sowie für die Weitergabe per E-Mail an den Mandanten (siehe unten).

Gemeinsame Archivierung von Auswertungen aus mehreren Anwendungen

Es kommt in der täglichen Arbeit häufig vor, dass Auswertungen verschiedener Anwendungen zusammengefasst werden sollen (Beispielsweise im Jahresabschlussbereich). Die Verwendung des DATEV Multidokument-Manager hierfür ist möglich, hat jedoch leider einige Nachteile. So ist die Handhabung leider wenig intuitiv, zeitaufwendig und die erzeugten Multidokumente können Ihrerseits wieder nur mit dem Multidokument-Manager gedruckt und bearbeitet werden. Eine Weitergabe des erzeugten Dokuments ist so nur möglich, wenn beim Empfänger ebenfalls der Multidokument-Manager zur Verfügung steht.

Mit dem Kanzlei-System DMS Druckertreiber können Auswertungen beliebiger (auch nicht-DATEV) Anwendungen komfortabel und intuitiv in eine PDF Datei gedruckt werden und direkt im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden. Die erzeugten Dokumente (z.B. Steuererklärungen, Lohn-Auswertungspakete) können dann zu einem späteren Zeitpunkt auf einem Drucker ausgedruckt oder per E-Mail an den Mandanten versendet werden (siehe unten).

 

Einsatzmöglichkeiten (im Außenverhältnis)

Übergabe druckreifer Dokumenten an Mandanten

Das PDF Format bietet gegenüber z.B. dem DOC oder RTF Format den Vorteil, dass die Ausdrucke von PDF Dateien nahezu immer exakt reproduzierbar sind. Dies bietet die Möglichkeit, druckreife Auswertungen direkt an den Mandanten zu übergeben (z.B. per E-Mail – siehe unten). Dieser kann die Unterlagen dann zeitnah prüfen und direkt bei sich ausdrucken. Ein Vorteil ist hier (insbesondere im Lohnbereich) die Zeitersparnis und die Flexibilität für Mandant und Berater.

Interessanterweise zeigt die Praxis, dass diese Möglichkeit von Mandanten gerne angenommen wird und zu einer höheren Zufriedenheit über die enge Zusammenarbeit mit dem Berater führt. Die Mehrarbeit und die Mehrkosten beim Mandanten (durch den Ausdruck vor Ort) werden in aller Regel nicht als Belastung gesehen und führen daher nicht zu Honorareinbußen.

Diese Funktion ist in aller Regel mit DOC oder RTF Dateien nicht möglich, da dort die unterschiedlichsten Probleme auftreten:

  • Unterschiedliches Layout durch unterschiedliche Drucker
  • Unterschiedliches Layout durch unterschiedliche Software
  • Fehlende Schriftarten

Mögliche Einsatzzwecke:

  • Übergabe von druckreifen BWA an Mandanten
  • Übergabe von druckreifen Jahresabschlüssen an Mandanten
  • Übergabe kompletter, druckreifer Lohn-Auswertungspakete an Mandanten (Zeitersparnis!)
Gesicherte Übertragung von Dokumenten an Mandanten

Steuerberater und Mandanten nutzen mehr und mehr das Internet als Kommunikationsmittel. Die Kommunikation per E-Mail bietet viele Vorteile, hat jedoch auch gravierende Sicherheitsprobleme. Die DATEV bietet hier als Lösung das Smartcard-Sicherheitspaket und e: secure an. Leider ist e: secure für den Empfänger der E-Mail nicht kostenlos, die Installation ist ferner durch die verwendete Hardware (Smartcard-Lesegerät), sowie die komplexen Abhängigkeiten ebenfalls nicht unaufwendig und mitunter recht problematisch.

Mit dem Kanzlei-System DMS Druckertreiber können die erstellten PDF-Dateien auf zwei Arten gesichert werden. Zum einen kann die gesamte PDF-Datei verschlüsselt werden, um unberechtigte Zugriffe auf die enthaltenen Informationen sicher zu unterbinden. Die verwendete 128 Bit RC4 Verschlüsselung bietet einen zuverlässigen Schutz vor unberechtigten „Mitlesern“.

Zusätzlich können auch beliebige Anwendungsdokumente (z.B. Microsoft Word, Excel, etc.) in die PDF Dateien als Anlagen „eingebettet“ werden. Diese Anlagen sind ebenfalls durch die Verschlüsselung geschützt und können von Empfänger komfortabel wieder entnommen werden.

Außerdem können die erzeugten Dokumente gegen Veränderung oder die Entnahme von Inhalten gesichert werden. Auf diese Weise soll gewährleistet werden, dass die an Mandanten übermittelten Informationen (z.B. eine BWA zur Weitergabe an eine Bank) nachträglich verändert werden.

Der Empfänger braucht hierfür nichts weiter als den kostenlosen und frei verfügbaren Adobe Acrobat Reader, der problemlos in weniger als 5 Minuten installiert werden kann.

Mögliche Einsatzzwecke:

  • Versand von Steuererklärungen an Mandanten
  • Versand von BWA an Mandanten
  • Versand von Jahresabschlüssen an Mandanten
  • Versand kompletter Lohn-Auswertungspakete an Mandanten (Zeitersparnis!)
     
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Copyright © 2004 Markus Wössner, Kanzlei-System
Stand: 06. Oktober 2004