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DMS Migrationsassistent


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Beim Umstieg auf ein Dokumentenmanagementsystem stellt sich immer die Frage "Was tun mit den Altdaten?". Der Kanzlei-System DMS Migrationsassistent ist das komfortable Hilfsmittel, um die Altdaten automatisch zu kategorisieren und mit Schlagworten zu versehen und diese vollständig und schnell in das Dokumentenmanagementsystem zu übernehmen.

Die Erfahrung bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) zeigt, dass ein kritischer Faktor für die Akzeptanz des Dokumentenmanagementsystems die Möglichkeit ist, mit dem neuen System auch auf Bestandsdokumente zuzugreifen. Ist dies gegeben, so wird das neue System meist schnell in die individuellen Arbeitsprozesse eingebunden und erlernt.

Einer Übernahme der Altdaten steht jedoch in aller Regel der hiermit verbundene hohe Aufwand entgegen. Auch beim Einsatz kostengünstiger Kräfte entstehen in der Regel derart hohe Kosten,  dass oft auf eine Übernahme der Altdaten verzichtet wird. Insbesondere führt allzu oft die Erfassung der Altdaten durch Mitarbeiter, die die zugehörigen Vorgänge nicht kennen, dazu, dass die Attribute der übernommenen Dateien im DMS falsch oder unvollständig sind.

Der Kanzlei-System DMS Migrationsassistent schließt diese Lücke und ermöglicht die Übernahme umfangreicher Datenbestände, die z. B. im Dateisystem in einer Ordnerstruktur abgelegt sind. Dies wird durch intelligente Suchalgorithmen möglich gemacht, bei denen aus der Ablagestruktur und den Dateiattributen (Dateinamen, etc.) Attribute für die Ablage im DMS erzeugt und dem Benutzer zur Kontrolle und Korrektur präsentiert werden.

Im Falle der DATEV Dokumentenmanagementsysteme bedeutet dies:

  • Automatische Erkennung des Mandanten (Name, ZMSD-Nummer)
  • Automatische Erkennung des Ablageorts (Ordner, Register)
  • Automatische Erkennung der Beschreibung
  • Automatische Erkennung von Stichworten
  • Automatische Erkennung des Wirtschaftsjahrs
  • Automatische Erkennung des Monats/Quartals
  • Automatische Erkennung Schreibgeschützt (ja/nein)
  • Automatische Erkennung des Bearbeiters
Leistungsmerkmale:
  • Automatische Erkennung aller wesentlicher Dateiattribute
  • Manuelle Korrekturmöglichkeit der Attribute
  • Grafische Bedienoberfläche
  • Protokollierung aller vorgenommenen Änderungen
  • Hohe Verarbeitungsrate: bis zu 2000 Dateien/Stunde
  • Modulare Erweiterbarkeit
  • DATEV-DMS bzw. DOCS Open Unterstützung
  • Unterstützung beliebiger Dokumentenmanagementsysteme mit ODMA Schnittstelle
  • Unterstützung beliebiger Dokumentenmanagementsysteme mit DDMA Schnittstelle
  • SAPERION Unterstützung
  • IBM Domino.Doc Unterstützung
  • VOKS Zentrale/Doc Unterstützung
  • BMDDOCS Unterstützung
  • Ceyoniq nscale Unterstützung

Beta-Testprogramm

Da das Produkt noch in Entwicklung ist, (Marktreife voraussichtlich: QII/2005) haben Sie die Möglichkeit, kostenlos an unserem Beta-Testprogramm teilzunehmen und den DMS Migrationsassistenten in der Praxis zu erproben.

Falls Sie an einer Teilnahme an unserem Beta-Testprogramm interessiert sind, kontaktieren Sie bitte unseren Vertrieb.

 
     
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Copyright © 2004 Markus Wössner, Kanzlei-System
Stand: 06. Oktober 2004